Sie sind verantwortlich für die IT Strategie in Ihrem Unternehmen? Und Sie wollen mit „Ihrer“ IT etwas bewirken? Die bestmögliche Unterstützung für die Geschäftsbereiche liefern? Doch Sie sind verunsichert, denn Sie haben schon so viele „Strategien“ und „Strategen“ kennen gelernt?

Was eine IT Strategie nicht ist

Die passende IT Strategie „von der Stange“ gibt es nicht. Wenn Ihnen Anbieter von Software oder Services das weismachen wollen, lassen Sie am besten die Finger davon. Das gleiche gilt für Berater, die ein „fertiges“ Strategiepapier aus der Tasche ziehen, ohne sich mit Ihrem Unternehmen beschäftigt zu haben.

Sicher haben Sie auch schon mal Artikel von Analysten gelesen, die bestimmte Technologien empfehlen – wie z.B. Web Server Applikationen oder Software-as-a-Service (SaaS). Hat das etwas mit IT Strategie zu tun? Ja, aber diese Frage sollte erst später beleuchtet werden.

Und was ist mit „strategischen Vorgaben“ zu einer bestimmten Kostenstruktur? Konkreten Einsparungszielen? Oder Budgetvorgaben? Auch das hat überhaupt nichts mit IT Strategie zu tun. Das sind Rahmenbedingungen für einen Planungsprozess – der beginnt aber erst, wenn die Strategie fertig ist.

Eine IT Strategie ist einfach

Sie beantwortet diese Frage: „Wie sichern wir mit IT den Geschäftserfolg nachhaltig?“ Dazu braucht es vor allem eins: Die Bereitschaft zum Zuhören und gegenseitiges Verständnis. Das gilt natürlich für die Geschäftsbereiche genau so wie für die IT-Organisation. Gemeinsames Ziel dabei muss es sein, vollkommene Transparenz herzustellen.

Die IT-Organisation sollte dazu strategische Leitlinien haben, nach denen IT Vorhaben konzipiert, realisiert und betrieben werden. Beispiele dafür sind:

  • Wir setzen fertige Lösungen ein und entwickeln nichts selbst.
  • Wir nutzen Services aus der Cloud.
  • Wir haben definierte Anbieter von Anwendungen und Services.
  • Unsere Nutzer verwenden eigene Geräte.

Was ist nun der Beitrag der Geschäftsbereiche zu einer IT Strategie? Sie müssen transparent machen, wie das Unternehmen funktioniert. Dabei hilft es, die Tätigkeiten des Unternehmens zu gruppieren:

IT Strategie
Für die gemeinsame Strategieentwicklung von Geschäftsbereichen und IT Organisation sind zwei weitere Ebenen hilfreich. Hier ein Beispiel:

  • Kunden-/Marktorientierung
    • Marketing
      • Online Marketing
      • Klassisches Marketing
    • Vertrieb
      • Direkter Vertrieb
      • Indirekter Vertrieb
    • Kundendienst
      • Garantieabwicklung
      • Instandhaltung
    • Unterstützende Funktionen
      • Buchhaltung
        • Buchhaltung Kreditoren
        • Buchhaltung Debitoren
        • Bank- und Steuerwesen

Sie sehen an diesem Beispiel: Hier ist die Rede von Geschäftsfunktionen oder Geschäftsfähigkeiten. Diese sind in aller Regel recht konstant. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen neue Produkte anbietet oder das Service Portfolio erweitert.

Von den Geschäftsfähigkeiten zur IT Strategie

Kommen wir nun zurück zur eigentliche Frage, die eine IT Strategie beantworten muss: „Wie sichern wir mit IT den Geschäftserfolg nachhaltig?“

In meiner Arbeit mit Unternehmen setze ich dafür gerne das Heatmapping ein. Dazu erstelle ich eine „Landkarte der Geschäftsfähigkeiten“. Das dauert nicht länger als einen halben Tag.

Danach gibt es einen gemeinsamen Workshop mit Führungskräften der Geschäftsbereiche und der IT Organisation. Für jede Geschäftsfähigkeit beantworten die Teilnehmer diese zwei Fragen:

  • Wie “reif” sind die Prozesse, die zu dieser Geschäftsfähigkeit gehören?
    Unzureichendverbesserungsfähigoptimal
  • Wie gut ist die IT Unterstützung für die Geschäftsfähigkeit?
    Mangelhaftdurchschnittlichoptimal

Auf der Landkarte werden die Einschätzungen farbig markiert. So entsteht in kürzester Zeit eine Bestandsaufnahme, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Außerdem ist eine wichtige Grundlage für weitere Untersuchungen geschaffen.

Die konkreten nächsten Schritte

Gemeinsam mit meinen Kunden habe ich herausgearbeitet, welche Geschäftsfähigkeiten weiter entwickelt werden sollten. Doch reicht die Heatmap, um diese Entwicklungen konkret zu planen? Natürlich nicht.

Denn als nächstes gilt es abzuwägen, wie die IT Unterstützung einer Geschäftsfähigkeit verbessert werden kann – und welcher finanzielle Aufwand dafür erforderlich ist. Nehmen wir das konkrete Beispiel Buchhaltung. Für einen Veränderungsprozess gibt es drei mögliche Kategorien.

  • Menschen: Wie viele Menschen arbeiten aktuell mit? Sind das genug? Verfügen diese Mitarbeiter über die notwendigen Kenntnisse?
  • Prozess: Was ist an den Prozessen umständlich und kostet Zeit? Wo gibt es Medienbrüche?
  • Technologie: Welche Technik steht zur Verfügung, um die Buchhaltung abzuwickeln? Sind die eingesetzten Anwendungen vollständig? Fehlen Funktionen?

Die konkreten Verbesserungsmöglichkeiten finden wir nur dann, wenn wir uns die Prozesse genauer ansehen, die zu einer bestimmten Geschäftsfähigkeit gehören. Im Fall der Kreditorenbuchhaltung sind das:

  • Verbuchen von Eingangsrechnungen
  • Disposition der Zahlungen
  • Bankdaten Transfer

Am einfachsten und schnellsten ist es, gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern Prozessskizzen aufzuzeichnen. Das geht besonders gut mit Bleistift und Papier, denn “richtige” Prozessmodelle werden erst später benötigt.

Meine Kunden und auch ich gewinnen dabei sehr wertvolle Erkenntnisse. Zum Beispiel:

  • Es kommt mehr als eine Applikation zum Einsatz, weil Funktionen fehlen.
  • Daten müssen manuell übertragen werden.
  • Die Nutzung von Applikationen ist umständlich und zeitraubend.

Damit liegen schon einige konkrete Ansatzpunkte für Veränderungen vor. Und “so ganz nebenbei” wird die DNA des Unternehmens aufgeschrieben – das nutzt den alten Hasen genauso wie den Neueinsteigern.

Eine Zwischenbilanz – was haben wir bis hierher erreicht?

Fassen wir zusammen, wo wir in der IT Strategieentwicklung stehen:

  • Die Geschäftsbereiche verstehen strategische Leitlinien und Rahmenbedingungen der IT.
  • Die IT Organisation hat Transparenz darüber, wie das Unternehmen aufgebaut ist.
  • Geschäftsbereiche und IT Organisation haben ein gemeinsames Verständnis der Prozesse.

Die erarbeiteten Ideen für Verbesserungen sind ausreichend präzise, um Lösungsideen zu entwickeln, den Nutzen zu bewerten und Aufwände für die Umsetzung zu schätzen.