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In meinem Artikel über agile IT ging es um den notwendigen kulturellen Wandel. Im Weltnetz habe ich noch diesen Artikel gefunden, der die Thematik weiter vertieft. Doch neben der Kultur und der Methodenkompetenz gibt es noch einen dritten Erfolgsfaktor für echtes Teamwork: Die Technik. Das beleuchte ich in diesem Artikel näher.

„Wolfgang, kannst Du mir sagen, wo ich die aktuelle Version des Infrastrukturkonzepts finde?“ – „Mist, jetzt habe ich einen Link bekommen und kann nicht darauf zugreifen!“ – „Ob dieses Dokument wohl die aktuelle Version ist? Ich muss mal die Christine fragen.“

Großunternehmen und Mittelstand haben die gleichen Probleme

Wenn Ihnen Sätze wie diese bekannt vorkommen, machen Sie sich nichts daraus. Sie befinden sich in guter Gesellschaft. Denn in fast allen Projekten, die ich in den letzen Jahren begleitet habe, werden die Voraussetzungen für echtes Teamwork völlig vernachlässigt. Es sind immer wieder die gleichen drei Themen, die problematisch sind: Verfügbarkeit, Transparenz und Qualität.

Dabei spielt es übrigens überhaupt keine Rolle, wie groß die jeweilige Organisation ist. Dieselben Fehler werden in Großkonzernen genauso gemacht wie in mittelständischen Unternehmen. Und selbst dann, wenn geeignete Technologien verfügbar sind, fehlt es oft an der Bereitschaft zur Umsetzung – gerade bei den Führungskräften.

Verfügbare Informationen als Basis für echtes Teamwork

Ich höre es oft, gerade wenn ich mich in ein neues Projektumfeld einarbeite: „Die Zusammenarbeit funktioniert prima, wir haben ja das Tool … im Einsatz.“ Nun, die Wirklichkeit sieht meist anders aus. Es gilt auch hier: A fool with a tool is still a fool. Es reicht eben nicht, einfach nur ein Werkzeug bereit zu stellen. Dies sind die wichtigsten Aspekte für echtes Teamwork.

Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz: Projektteams sind heute bunt gemischt – interne und externe Mitarbeiter, verschiedene Sourcing Modelle, Remote Arbeitsplätze. Informationen für alle verfügbar machen bedeutet konkret, dass alle Mitarbeiter im Projekt entweder firmeneigene Notebooks benötigen. Alternative sind virtuelle Maschinen oder Terminal Server, die von eigenen Geräten aus problemlos erreichbar sind.

Einfache Authentifizierung: Es muss sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter sich einfach authentifizieren können. Dabei müssen sie geltende Sicherheitsstandards des Unternehmens einhalten. Wenn eine Multi Faktor Authentifizierung im Einsatz ist, sollte sie einfach zu nutzen sein. Das geht mit USB Tokens oder Smartcards. Wiederholt notwendige Eingaben von Passwörtern oder Bestätigungen über das persönliche Handy bringen kein Mehr an Sicherheit und kosten nur Zeit.

Transparenz bringt Sicherheit für alle Beteiligten

Welches Maß an Transparenz ist mindestens notwendig, damit echtes Teamwork möglich ist? Darauf habe ich eine einfache Antwort: Es gibt nur eine Quelle der Wahrheit, und diese ist für alle Mitarbeiter im Projekt verfügbar. Silodenken und Kopfmonopole schaden allen: Sie verlängern Projekte und kosten mehr Geld. Auch was den Umgang mit einem solchen Information Repository angeht, gibt es nach meiner Erfahrung kritische Erfolgsfaktoren. Hier sind sie:

  • wenige, gut verständliche Regeln und Prozesse;
  • gut aufbereitetes Informationsmaterial;
  • enge Begleitung der Projekt Mitarbeiter durch das PMO.

Und weil wir schon beim Thema PMO sind: Leider ist es in den meisten Projekten das PMO chronisch unterbesetzt und nicht ausreichend qualifiziert. Notwendige Aufgaben im Bereich Standardisierung, Qualitätssicherung und Kommunikation werden unzureichend oder gar nicht bearbeitet. In meiner Welt sollte das PMO zur Hauptsache für die Projektmitarbeiter da sein.

Qualität hilft, Risiken zu vermeiden

Kommen wir zur Qualität von Dokumenten. Lesbarkeit und Verständlichkeit sind wichtige Faktoren. Doch sind das die einzigen? Ich finde es hilfreich, hier einmal die Perspektive eines Projektmitarbeiters einzunehmen. Meine Meinung ist: Die Qualität stimmt dann, wenn ich bei einem Dokument sicher bin, dass es aktuell ist. Dann steht meine eigene Arbeit auf einem soliden Fundament und meine Entscheidungen sind fundiert.

Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, Informationen grafisch aufzubereiten. Denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Ich gebe der Modellierung in geeigneten Repository Systemen ganz klar den Vorzug vor „toten“ Dokumenten. Natürlich gibt es Anforderungen für gedruckte Dokumentation – doch diese kann meistens aus dem Repository System erzeugt werden.

Gedanken zum Schluss

Es lohnt sich auch für mittelständische Unternehmen, Standards im Architektur- und Projektmanagement zu etablieren. Die optimale technische und organisatorische Unterstützung kostet zwar zunächst Geld, zahlt sich aber in der laufenden Projektarbeit aus. Das gilt insbesondere für agile Vorgehensmodelle. Wenn Sie erfahren möchten, wie es echtes Teamwork in Ihrer IT Organisation bestellt ist, nehmen Sie Kontakt mit mir auf. Ich freue mich darauf, Ihr Unternehmen zu unterstützen!

Ich will jetzt echtes Teamwork!

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