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In der letzten Woche wurde ich auf einen Artikel im CIO Magazin aufmerksam, der mich erschreckt hat: Mehr als die Hälfte der ITler sind entweder schon akut im Burnout oder aber stark Burnout gefährdet. Das hat eine Umfrage unter 1.155 ITlern ergeben, die Tim Sturm erstellt hat. Und zwar im Rahmen seiner Master Thesis. Wenig überraschend kommt die Studie zu dem Ergebnis, das Coaching und Supervision helfen können, Burnout zu vermeiden.  Doch Hand aufs Herz: Wie vielen ITlern werden solche Möglichkeiten angeboten. Auch dazu gibt die Studie Auskunft: Nur 13%.

In 3 Jahrzehnten IT Berufserfahrung – ganz gleich ob Vertrieb oder Service – sind bei mir immer wieder die gleichen Ursachen „vorbeigekommen“, die letztlich zum Burnout führen. Ganz oben auf meiner persönlichen „Negativliste“ stehen mangelnde Transparenz und schlechte Kommunikation.

In vielen Teams gibt es keine Transparenz

Um eines gleich vorwegzunehmen: Wenn es in Projektteams an „Output“ mangelnd und die Motivation besser sein könnte, sind mangelnde Fachkenntnisse ohne Bedeutung. Wesentlich schwerer wiegt es, wenn es für ein Projekt keine klare Vision und Mission gibt. Mein Verständnis von Klarheit:

  • Eine Vision ist dann wirksam, wenn sie präsent ist. Beim Vortrag oder beim Selbst-Lesen sollte sie Bilder und Emotionen erzeugen.
  • Transparenz herrscht dann, wenn der Nutzen eines IT Projekts für die Zielgruppe klar erarbeitet und verstanden ist.

Wie können Sie das prüfen? Das werde ich oft gefragt. Meine Antwort: Fragen Sie mehrere Teammitglieder nach dem Sinn bzw. Ziel eines bestimmten Projekts. Wenn die Zielsetzung verstanden und richtig kommuniziert ist, werden Sie von allen ähnliche Antworten erhalten – und zwar ohne langes Überlegen.

Was können Sie tun, um diese Transparenz herzustellen?

Zunächst einmal: Wenn Sie sich mit Business Cases oder „Erfolgs-Indizes“ wie TCO oder ROI beschäftigen, um die Projektvision anzureichern: Lassen Sie’s. Wesentlich besser geeignet sind konkret beschriebene Anwendungsfälle und eine ebenso konkret beschriebene Verbesserung. Nah am Anwender, einfach verständlich und „griffig“.

In meinen eigenen Projekten habe ich es als sehr hilfreich erlebt, mit Bildern zu arbeiten. Ein Prozess oder auch eine Architektur werden dann viel besser verständlich. Dazu können Architekturstandards wie ArchiMate oder BPMN zum Einsatz kommen, Bedingung ist das aber nicht.

Bei einer oftmals so „trockenen“ Materie ist es auch hilfreich, unsere rechte Gehirnhälfte mit einzubeziehen. Heißt konkret: Am Whiteboard oder Flipchart arbeiten, Zeichnungen mit Piktogrammen anreichern und das Ganze mit verschiedenen Farben und Strichstärken auflockern.

Und die Kommunikation?

Leider ist es nicht die Ausnahme sondern die Regel, dass die Kommunikation in Projekten stiefmütterlich behandelt wird. Wenn ich nach Kommunikationskonzepten frage, ernte ich ein oftmals Schulterzucken. Oder werde gefragt, was ich damit meine. Meine Antwort: Ein Projekt braucht eine klare „Warum“-Story.

Und zu der gehört ein konkret beschriebener Schmerz genau so wie eine konkret erlebbare Verbesserung: Für Mitarbeiter, für Kunden – oder auch für das Unternehmen. Dabei gilt: Fakten inspirieren nicht – Emotion inspiriert. Dabei hilft es enorm, wenn Sie Zitate oder Video Clips einsetzen, um die Anwender zu Wort kommen zu lassen.

Die anderen Regeln guter Kommunikationskonzepte brauche ich hier nicht zu wiederholen – die kennen Sie vermutlich: zielgruppengerecht, stetig, angemessen.

Gedanken zum Schluss

Als Führungskräfte haben wir einen erheblichen Einfluss auf die Motivation und Stimmung in unserem Projektteam. Was allerdings nicht weiter hilft, ist ein stumpfes Nachmachen von Vorschlägen aus Fachmagazinen oder Websites.

Deswegen gebe ich Ihnen hier Anhaltspunkte und Ideen, was ich für sinnvoll halte und was in eigenen Projekten funktioniert hat. Es ist meine feste Überzeugung, dass ich als Führungskraft bei mir selbst anfangen muss: Wenn ich die Warum-Story von Projekten kenne und verstehe, kann ich sie meinem Team vermitteln. Dann und nur dann.

Wenn Sie Vision und Mission einem Menschen außerhalb der eigenen IT Organisation verständlich machen können – gut. Wenn dieser Mensch wenig bis keine IT Kenntnisse hat – noch besser.

Projekte sind oft gerade dann erfolgreich, wenn neue Wege gewählt werden, wenn ausprobiert und verworfen wird. Das krampfhafte Festhalten an definierten Vorgehensweisen und Prozessen wirkt eher lähmend und erstickt die Kreativität der Mitarbeiter.

Auch wenn es Mut kostet und Ihnen zunächst der Wind ins Gesicht bläst: Finden Sie Ihren eigenen Weg und gehen sie ihn konsequent. Hohe Motivation und gemeinsam gefeierte Projekterfolge werden Ihre Belohnung sein – und die wünsche ich Ihnen von ganzem Herzen!