Estrategia de TI en las PYME: lo que importa

¿Es usted responsable de la estrategia informática en su empresa? ¿Y quiere marcar la diferencia con «su» TI? ¿Prestar el mejor apoyo posible a las unidades de negocio? ¿Pero no está seguro, porque ya ha conocido tantas «estrategias» y «estrategas»?

Qué no es una estrategia de TI

La estrategia informática adecuada «fuera de serie» no existe. Si los proveedores de software o servicios quieren que usted crea esto, es mejor que les deje tranquilos. Lo mismo se aplica a los consultores que se sacan de la manga un documento de estrategia «ya hecho» sin haber tratado con su empresa.

Probablemente también haya leído artículos de analistas que recomiendan ciertas tecnologías, como las aplicaciones de servidor web o el software como servicio (SaaS). ¿Tiene esto algo que ver con la estrategia informática? Sí, pero esta cuestión sólo debería esclarecerse más adelante.

¿Y qué hay de la «orientación estratégica» sobre una determinada estructura de costes? ¿Objetivos de ahorro concretos? ¿O los objetivos presupuestarios? Esto tampoco tiene nada que ver con la estrategia de TI. Éstas son las condiciones marco para un proceso de planificación, pero éste sólo comienza cuando la estrategia está lista.

Una estrategia de TI es sencilla

Responde a esta pregunta: «¿Cómo garantizamos el éxito empresarial sostenible con las TI?» Esto requiere sobre todo una cosa: la voluntad de escuchar y la comprensión mutua. Esto se aplica tanto a las unidades de negocio como a la organización de TI. El objetivo común debe ser lograr una transparencia total.

Para ello, la organización de TI debe disponer de directrices estratégicas según las cuales se conciban, realicen y operen los proyectos de TI. Algunos ejemplos son:

  • Utilizamos soluciones prefabricadas y no desarrollamos nada nosotros mismos.
  • Utilizamos servicios de la nube.
  • Hemos definido proveedores de aplicaciones y servicios.
  • Nuestros usuarios utilizan sus propios dispositivos.

Entonces, ¿cuál es la contribución de las unidades de negocio a una estrategia de TI? Hay que hacer transparente el funcionamiento de la empresa.

No tenemos que reinventar la rueda para hacerlo. El Centro Americano de Productividad y Calidad dispone de mapas de procesos para diversos sectores. Las he traducido y adaptado al sector de las PYME alemanas.

He aquí una representación esquemática:

De las capacidades empresariales a la estrategia de TI

Volvamos a la verdadera pregunta a la que debe responder una estrategia de TI: «¿Cómo garantizamos un éxito empresarial sostenible con las TI?»

Paso 1: Adaptar y evaluar el mapa de procesos

Para ello, primero compruebo con usted, como responsable informático, si es necesario introducir cambios en este mapa de procesos. Porque este mapa del proceso es la base de todos los pasos posteriores.

Posteriormente, se celebra un taller conjunto con los responsables de las unidades de negocio y de la organización de TI. Para cada capacidad empresarial, los participantes responden a estas dos preguntas:

  1. ¿Hasta qué punto están «maduros» los procesos implicados en esta capacidad empresarial?
  2. ¿Hasta qué punto es bueno el apoyo de TI a la capacidad empresarial?

Los factores decisivos aquí son la espontaneidad y la rapidez. Los colores del semáforo son ideales para ello, y funciona especialmente bien con puntos adhesivos de colores. La regla es: sólo un punto pegajoso por capacidad empresarial – se anima a los participantes del taller a encontrar una evaluación común.

Las evaluaciones están marcadas en color en el mapa. De este modo, se crea en el menor tiempo posible un inventario de las áreas en las que es necesario actuar. Además, se ha creado una base importante para futuras investigaciones.

He aquí también un ejemplo:

Paso 2: Establecer prioridades

Una primera priorización la proporciona el propio mapa de calor, ya que, por supuesto, hay que fijarse primero en las competencias empresariales con puntos rojos. Para afinar la priorización, el siguiente paso es clasificar las competencias empresariales marcadas en rojo según su urgencia. Aquí también es importante: Todos los participantes del taller están de acuerdo en esta priorización.

Paso 3: Registrar y asignar las solicitudes

Ahora es su turno como responsable de TI con su equipo. Porque ahora se trata de asignar las aplicaciones utilizadas a las capacidades empresariales a partir de las fuentes de información disponibles. Los sistemas de distribución de software, una CMDB, listas de aplicaciones u otra documentación son adecuados para este fin.

De este modo, desarrollamos la transparencia sobre

  1. Redundancias: ¿Existen varias aplicaciones que soportan la misma capacidad empresarial? ¿Es obligatorio?
  2. Requisitos: ¿Qué aplicaciones deben tenerse en cuenta cuando se modifiquen las capacidades o los procesos empresariales?
  3. Implicaciones: Qué capacidades empresariales se ven afectadas cuando se realizan cambios en una aplicación.

Con esta base, es posible realizar estimaciones cualificadas sobre los potenciales de optimización existentes y el esfuerzo necesario para aplicar estas optimizaciones.

Outlook

La tecnología de la información es también una capacidad empresarial que debe realizarse con procesos definidos y aplicaciones especializadas. Mi experiencia me dice que Excel y Visio no son suficientes en este caso.

Para seguir trabajando con la estrategia de TI, existen estos factores de éxito en mi estimación:

  • Exclusividad: lo ideal es que sólo exista «una fuente de la verdad», es decir, un repositorio que utilicen todos los participantes en el proceso de la estrategia informática.
  • Disponibilidad: Todos los implicados en el proceso de la estrategia informática deben poder acceder a la información recopilada.
  • Puntualidad: La información, una vez recopilada, debe actualizarse con regularidad.

Los factores de éxito mencionados son compatibles con la mayoría de las aplicaciones de gestión de la arquitectura empresarial. que he utilizado o introducido en proyectos de EAM:

  • Sparx Enterprise Architect
  • orbus iServer
  • MEGA Hopex
  • BOC ADOIT
  • Ábaco de Avolution Software

Todos los anteriores (y otros que se ofrecen) tienen sus propias características específicas que deben evaluarse en detalle. Tengamos una conversación sin compromiso al respecto, puede concertar una cita directamente aquí. Estoy deseando verle.

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