Was eine IT-Strategie nicht ist
Die passende IT-Strategie „von der Stange“ gibt es nicht. Wenn Ihnen Anbieter von Software oder Services das weismachen wollen, lassen Sie am besten die Finger davon. Das gleiche gilt für Berater, die ein „fertiges“ Strategiepapier aus der Tasche ziehen, ohne sich mit Ihrem Unternehmen beschäftigt zu haben.
Sicher haben Sie auch schon mal Artikel von Analysten gelesen, die bestimmte Technologien empfehlen – wie z.B. Web Server Applikationen oder Software-as-a-Service (SaaS). Hat das etwas mit IT-Strategie zu tun? Ja, aber diese Frage sollte erst später beleuchtet werden.
Und was ist mit „strategischen Vorgaben“ zu einer bestimmten Kostenstruktur? Konkreten Einsparungszielen? Oder Budgetvorgaben? Auch das hat überhaupt nichts mit IT-Strategie zu tun. Das sind Rahmenbedingungen für einen Planungsprozess – der beginnt aber erst, wenn die Strategie fertig ist.
Eine IT-Strategie ist einfach
Sie beantwortet diese Frage: „Wie sichern wir mit IT den Geschäftserfolg nachhaltig?“ Dazu braucht es vor allem eins: Die Bereitschaft zum Zuhören und gegenseitiges Verständnis. Das gilt für die Geschäftsbereiche genauso wie für die IT-Organisation. Gemeinsames Ziel dabei muss es sein, vollkommene Transparenz herzustellen.
Die IT-Organisation sollte dazu strategische Leitlinien haben, nach denen IT Vorhaben konzipiert, realisiert und betrieben werden. Beispiele dafür sind:
- Wir setzen fertige Lösungen ein und entwickeln nichts selbst.
- Wir nutzen Services aus der Cloud.
- Wir haben definierte Anbieter von Anwendungen und Services.
- Unsere Nutzer verwenden eigene Geräte.
Was ist nun der Beitrag der Geschäftsbereiche zu einer IT-Strategie? Sie müssen transparent machen, wie das Unternehmen funktioniert.
Dazu müssen wir das Rad nicht etwa neu erfinden. Denn das „American Productivity and Quality Center” hält für verschiedene Branchen Prozesslandkarten bereit. Diese habe ich für den deutschen Mittelstand übersetzt und angepasst.
Hier eine schematische Darstellung:
Von den Geschäftsfähigkeiten zur IT-Strategie
Schritt 1: Prozesslandkarte anpassen und bewerten
Dazu überprüfe ich zunächst einmal mit Ihnen als IT-Verantwortlichen, ob Änderungen an dieser Prozesslandkarte erforderlich sind. Denn für alle weiteren Schritte ist diese Prozesslandkarte die Basis.
Danach gibt es einen gemeinsamen Workshop mit Führungskräften der Geschäftsbereiche und der IT-Organisation. Für jede Geschäftsfähigkeit beantworten die Teilnehmer diese zwei Fragen:
- Wie “reif” sind die Prozesse, die zu dieser Geschäftsfähigkeit gehören?
- Wie gut ist die IT-Unterstützung für die Geschäftsfähigkeit?
Entscheidend dabei sind Spontanität und Schnelligkeit. Die Ampelfarben sind dafür optimal, und besonders gut funktioniert es mit farbigen Klebepunkten. Dabei gilt: Nur ein Klebepunkt pro Geschäftsfähigkeit – die Workshopteilnehmer sind angehalten, eine gemeinsame Einschätzung zu finden.
Auf der Landkarte werden die Einschätzungen farbig markiert. So entsteht in kürzester Zeit eine Bestandsaufnahme, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Außerdem ist eine wichtige Grundlage für weitere Untersuchungen geschaffen.
Auch hierzu ein Beispiel:
Schritt 2: Priorisierung festlegen
Eine erste Priorisierung liefert die Heatmap selbst, denn natürlich sollten die Geschäftsfähigkeiten mit roten Punkten zuerst angeschaut werden. Um die Priorisierung zu verfeinern, werden im nächsten Schritt die rot markierten Geschäftsfähigkeiten nach Dringlichkeit sortiert. Wichtig auch hier: Alle Teilnehmer des Workshops verständigen sich auf diese eine Priorisierung.
Schritt 3: Applikationen aufnehmen und zuordnen
Nun sind Sie als IT-Verantwortlicher mit Ihrem Team am Zug. Denn jetzt geht es darum, aus den vorhandenen Informationsquellen die eingesetzten Applikationen den Geschäftsfähigkeiten zuzuordnen. Dazu eignen sich zum Beispiel Software Verteilsysteme, eine CMDB, Applikationslisten oder sonstige Dokumentationen.
Dadurch erarbeiten wir Transparenz über
- Redundanzen: Gibt es mehrere Applikationen, die die gleiche Geschäftsfähigkeit unterstützen? Ist das zwingend erforderlich?
- Anforderungen: Welche Applikationen müssen betrachtet werden, wenn Geschäftsfähigkeiten oder Prozesse geändert werden?
- Auswirkungen: Welche Geschäftsfähigkeiten sind berührt, wenn an einer Applikation Änderungen durchgeführt werden
Mit dieser Grundlage sind qualifizierte Abschätzungen möglich, welche Optimierungspotenziale bestehen und welcher Aufwand erforderlich ist, diese Optimierungen auch umzusetzen.
Ausblick
Auch die Informationstechnologie ist eine Geschäftsfähigkeit, die mit definierten Prozessen und spezialisierten Anwendungen realisiert werden sollte. Meine Erfahrung ist, dass Excel und Visio hier nicht ausreichend sind.
Für die weitere Arbeit mit der IT-Strategie gibt es nach meiner Einschätzung diese Erfolgsfaktoren:
- Exklusivität: Im Idealfall gibt es nur „eine Quelle der Wahrheit“ – also ein Repository, das von allen Beteiligten des IT-Strategieprozesses genutzt wird.
- Verfügbarkeit: Alle Beteiligten am IT-Strategieprozess müssen auf die gesammelten Informationen zugreifen können.
- Aktualität: Die einmal gesammelten Informationen müssen regelmäßig aktualisiert werden.
Die genannten Erfolgsfaktoren werden von den meisten Enterprise Architecture Management Applikationen unterstützt. In EAM Projekten genutzt oder eingeführt habe ich:
- Sparx Enterprise Architect
- orbus iServer
- MEGA Hopex
- BOC ADOIT
- Avolution Software abacus
Alle genannten (und auch weitere angebotene) haben ihre ganz spezifischen Eigenschaften, die es im Detail zu bewerten gilt. Lassen Sie uns dazu ein unverbindliches Gespräch führen, hier können Sie direkt einen Termin dazu vereinbaren. Ich freue mich auf Sie!
Prozesslandkarten sind äusserst nützliche Werkzeuge, um Geschäftsabläufe visuell darzustellen, zu organisieren und analysieren. Prozesslandkarten bieten eine strukturierte Übersicht über alle Schritte und Aktivitäten, die in einem bestimmten Prozess involviert sind.
Vielen Dank für diesen Hinweis! Bei den Prozesslandkarten kommt es nicht auf einen bestimmten Herausgeber oder eine ganz bestimmte Form an, denn „die einzig richtige“ Prozesslandkarte gibt es nicht. Entscheidend ist vielmehr, dass alle Verantwortlichen in den Geschäftseinheiten und der IT sich auf eine Prozesslandkarte oder einen Satz von Prozesslandkarten verständigen und dies als langfristige Arbeitsgrundlage für die Architektur festlegen. Ich habe vor allem deswegen das Material vom APQC genommen, weil es dort auch Informationsmaterial und Werkzeuge für das Benchmarking von Prozessen gibt. Messbarer Nutzen hat in meinem Verständnis einen bedeutenden Stellenwert in der Enterprise Architektur.